Serienmails versenden? Kein Problem. Und Serienmails mit individuellen Anhängen?
Email erstellen, Text einfügen, Name anpassen, Anhang einfügen, absenden – nächste Email erstellen, Text einfügen, Name anpassen, Anhang einfügen, absenden … – das massenhafte Versenden von Serienmails mit individuellen Anhängen kann sehr zeitaufwendig sein. Muss es aber nicht.
Der Status quo: Mit Newslettern und elektronischen Serienbriefen können personalisierte E-Mails an z. B. Kunden oder Mitglieder gesendet werden. Dabei wird eine einheitliche E-Mail-Vorlage verwendet, die einzelne Platzhalter für variable, personenbezogene Daten wie den Vor- und Nachnamen oder Kundennummer enthält. Diese Platzhalter werden dann später beim Versenden der E-Mails durch die Daten aus einer Datenquelle – meistens einer Excel-Datei – ersetzt.
Aaaaber: Soll ein personalisierter Anhang wie eine Rechnung oder individualisierte Auswertungen versendet werden, ist dies bei Newslettern oder ähnlichen Lösungen nicht möglich.
Unsere Lösung: Der 7P.SerienMailer.
Wie bei den Newslettern oder Serienbriefen verwendet auch unser SerienMailer verschiedene E-Mail-Vorlagen, die bei Bedarf auch angepasst werden können. Bei der Erstellung oder Bearbeitung der E-Mail-Vorlagen können vordefinierte Textbausteine und diverse Platzhalter verwendet werden. Die Liste der Platzhalter enthält unter anderem die E-Mail-Adresse des Empfängers sowie weitere durch die Excel-Tabelle eingelesenen Datenspalten.
Die Daten und Dateien für die E-Mails werden aus einer CSV-Datei ausgelesen. Eine CSV-Datei ist eine tabellarisch aufgebaute Textdatei, die von gängigen Tabellenverwaltungen wie Microsoft Excel oder LibreOffice Calc erstellt werden kann. Auch der individuelle Anhang der E-Mail wird hierüber definiert und muss so nicht mehr händisch hinzugefügt werden.
Für das Versenden der E-Mails wird die E-Mail-Adresse des Empfängers benötigt; für die Personalisierung sind zudem Anrede, Vorname und Nachname sinnvoll.
Um eine korrekte Einbindung der Daten zu gewährleisten, werden die eingelesenen Daten teilweise validiert. So werden z. B. die E-Mail-Adresse auf Basis ihrer Struktur und der Anhang anhand seines Dateipfads auf Korrektheit geprüft.
Der SerienMailer verwendet zum Versenden der E-Mails einen der gespeicherten E-Mail-Accounts. Die Verwaltung verschiedener E-Mail-Accounts ermöglicht verschiedene Serienmails mit jeweils unterschiedlichen Absendern. An jeden Empfänger wird eine eigene, personifizierte E-Mail versendet, sodass keine Informationen zu anderen Empfängern in der E-Mail vorhanden sind. Eine Kopie der gesendeten E-Mail wird (optional) in einem vorher ausgewählten Ordner des E-Mail-Accounts gespeichert.
Sie wollen wertvolle Zeit beim Versenden von einer Großzahl an individuellen E-Mail-Anhängen sparen und haben Interesse an dem 7P.SerienMailer? Dann kontaktieren Sie uns!
